Отчет ЕФС в 1С ЗУП предназначена для информирования Федеральной налоговой службы (ФНС) и Фонда социального страхования (ФСС) о начисленных страховых взносах работников организаций и индивидуальных предпринимателей. Этот отчет стал обязательным документом для работодателей начиная с 2021 года. Заполнение отчета производится в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Давайте разберём подробнее, зачем необходим этот отчёт и как правильно его заполнить.
Зачем нужен отчет ЕФС-1?
ЕФС-1 формируется работодателями для представления сведений о начислениях и выплатах сотрудникам. Основная цель документа — обеспечение прозрачности налогообложения заработной платы и контроля над уплатой обязательных взносов на пенсионное, медицинское страхование и социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Основные цели подачи отчетности ЕФС-1:
- Контроль уплаты налогов и сборов сотрудниками работодателя.
- Предупреждение ошибок и нарушений налогового законодательства.
- Своевременное выявление задолженностей по налогам и сборам.
- Информирование контролирующих органов о численности персонала и уровне доходов предприятия.
Отчёт важен для компаний, поскольку несвоевременная подача документов грозит штрафами и санкциями со стороны налоговых органов и фондов.
Кто обязан подавать отчет ЕФС-1?
Документ обязаны представлять юридические лица и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников. Независимо от количества сотрудников компания обязана подать отчет, если имела хотя бы одного работника в расчетном периоде.
Организация освобождается от обязанности подачи отчетности только в двух случаях:
- Нет работающих сотрудников вообще.
- Все сотрудники находятся в отпуске без сохранения зарплаты весь период.
Самостоятельно определить необходимость подачи отчетности возможно в разделе программы 1С:ЗУП, где автоматически формируются отчёты.
Порядок формирования отчета ЕФС-1 в 1С:ЗУП
Заполнение отчета в программе осуществляется поэтапно. Подробно рассмотрим алгоритм действий.
Шаг 1. Настройка учетной записи сотрудника
Прежде чем приступить к формированию отчета, убедитесь, что данные сотрудников внесены верно. Перейдите в модуль “Сотрудники” → выберите нужного сотрудника → откройте вкладку “Налоги и взносы”. Проверьте правильность указанных ИНН, КПП и других реквизитов.
Шаг 2. Создание расчета налога и взносов
Переходим в меню “Расчет зарплаты”, далее открываем подраздел “Расчеты НДФЛ и страховые взносы”. Выберите нужный расчетный период, создайте документ расчёта налога и взносов. Программа сама рассчитает суммы страховых платежей, однако рекомендуем дополнительно проверить точность вычислений вручную.
Шаг 3. Формирование отчета
Открываем пункт меню “Отчеты” → “Отчеты ЕФС-1”. Далее нажимаем кнопку “Создать новый отчет”. Автоматически программа предложит сформировать отчёт на основании введённых ранее расчетов.
Программа заполнит необходимые поля, но внимательно проверьте каждую строку и внесите изменения, если потребуется.
Шаг 4. Отправка отчета
После проверки правильности сформированного документа отправляем отчет в ФНС. Заходим в “Отчеты” → “Отправка отчета”. Открывается окно отправки, в котором снова убеждаемся в точности введённой информации и кликаем “Отправить”.
Если отчет отправлен успешно, появится соответствующее уведомление. Получив подтверждение от системы, сохраняем копию файла на случай проверок.
Частые ошибки при формировании отчета ЕФС-1
Некоторые ошибки могут привести к отказу в принятии отчета или наложению штрафов:
- Неправильно указанные реквизиты организации.
- Несоответствие сумм в отчёте фактическим данным бухгалтерии.
- Нарушение сроков подачи.
- Отсутствие информации о сотрудниках или неверные данные.
Чтобы избежать неприятностей, своевременно вносите обновления в базу данных сотрудников и проверяйте расчеты дважды.
Полезные советы по работе с программой 1С:ЗУП
- Регулярно проводите сверку показателей бухгалтерских учетов и справок сотрудников.
- Создавайте резервные копии базы данных на случай сбоев программного обеспечения.
- Поддерживайте связь с консультантами фирмы разработчика для оперативного устранения возникающих проблем.
Заключение
Отчет ЕФС-1 является важным инструментом взаимодействия работодателя с государственными органами. Его формирование и отправка обязательны для всех юридических лиц и ИП, имеющих персонал. Использование программы 1С:ЗУП значительно упрощает процесс составления и сдачи отчетности, снижает вероятность возникновения ошибок и облегчает взаимодействие с налоговой службой и фондами. Следуя инструкциям и правилам, указанным в статье, вы сможете эффективно управлять процессом формирования и отправки отчетности, избежав санкций и штрафов.
